Med ønske om å forenkle papirarbeidet til kretser, grupper og den enkelte leder har det blitt laget et utkast til ny innlevering av ledergodkjenninger og assistentgodkjenninger (grupperegistrering er rett rundt hjørnet hvis denne prosessen viser seg å fungere tilfredsstillende.) 

Målet er å minimere unødvendig papirarbeid men det har vært viktig å beholde to aspekter: 

·         Riktige personer får viktig informasjon 

·         Gjennomføring av ledersamtalen blir fortsatt en viktig og tydelig del av KFUK-KFUM-speiderne, sammen med ledererklæring eller melding om assistent

Under følger en beskrivelse av prosessen for de som ønsker å vite hva som skjer. Det vil bli justeringer, videre forenklinger og forbedringer fremover. 

Du finner dette nå på våre nettsider her kmspeider.no/lederregistering

Ingenting sendes lenger i «runder». Alt går direkte til alle og ingen trenger å vente på noen andre for at noe skal skje. Dersom du oppdager noe «rart» er det derfor viktig å ta kontakt raskt. 

Beskrivelse av prosess 

Vi benytter fire verktøy: Airtable (skjema), Zapier (automatisering), Drive/excel (for lagring) og Office365 (epost). 

1.       Ledersamtale gjennomføres og en søknad om godkjenning som leder eller en melding om ny assistent signeres.

2.       Ny leder/assistent eller den som gjennomførte samtalen fyller ut et skjema på nettsiden og legger med scannet/fotografert signert søknad/melding.

3.       Når skjemaet sendes inn skjer det flere steg samtidig

a.      Epost med kopi av all informasjon sendes til eposten som ble registrert i skjema (både til den nye lederen selv og til gruppeleder (dersom den eposten ble fylt inn i skjema – det hentes ikke automatisk epost til gruppen). Se vedlagt skjermbilde av eposten som sendes. 

b.      All informasjon lagres i et excel-ark og vedlegget legges i Google drive som forbundskontoret har tilgang til.

c.      Kretsen får en kopi av all informasjon sendt til en epost vi har notert i et excel-ark. Dette er nå «kretsepostene» men denne eposten kan lett endres dersom det ønskes, men det er ingen automatisk oppdatering i den adressen (det hentes ingen informasjon automatisk fra hypersys til dette).  

I eposten som sendes får den nye lederen link til «Velkommen som leder-kurset» som de oppfordres til å gjennomføre. Ved å fylle ut skjemaet med bekreftelse på at de har gjennomført kuret, vil de få tilsendt Lederhåndboka i posten.

Ledergodkjenning/assistentmelding og gjennomført «Velkommen som leder-kurs» registreres løpende av kontoret i Hypersys.