Vi får av og til spørsmål om hvordan man kan registrere og sortere på patruljer.

Begge deler gjøres i medlemslisten. Å plassere medlemmer i en patrulje er enkelt. På medlemslisten velger du de medlemmer som skal være i patruljen. Så klikker du på «Endre» (på menyen over medlemslisten). Klikk på knappen «Endre dynamiske felt». Velg feltet du vil endre (Patrulje) og skriv inn navnet på patruljen, klikk «Lagre» og deretter «Tilbake». Hvis du har valgt å vise kolonnen Patrulje, vil du nå kunne se patruljenavnet du nettopp skrev inn.

Det er foreløpig ikke mulig å sortere medlemslisten på Patrulje. Men vi kan filtrere på en eller flere patruljer, og evt. eksportere listen og så sortere i et regneark. Når du skal filtrere på patrulje, klikker du på «Valg» og finner deretter Patrulje på venstre side (Filtre) Velg det eller de patruljenavn du vil filtrere på. Nedtrekkslisten inneholder alle navn som alle grupper har brukt. Dessverre har noen grupper registrert innhold i kolonnen Patrulje, som feltet ikke er ment for. Dette vil bli ryddet opp i. Vær obs på at teksten er «case sensitiv», dvs at Hypersys oppfatter «gaupe» og «Gaupe» som to forskjellige navn.

Arrangementsmodulen

Arrangementsmodulen begynner å komme på plass, men enda gjenstår det å få rettet noen feil og få på plass mer funksjonalitet. Vi vil i løpet av våren legge ut en veiledning i bruk av arrangementsmodulen. Påmelding til Roverkongressen 2018 vil bli første arrangement som bruker arrangementsmodulen. Mer om arrangementsmodulen kommer i neste Gruppepost.

Registrering av nye medlemmer, halv kontingent og viktige datoer

Nye medlemmer og endring av eksisterende medlemmer, samt utmeldinger, bør skje kontinuerlig, slik at medlemslistene alltid er oppdatert. Husk å melde ut medlemmer som har sluttet. Om noen ikke har vært på møter en stund eller ikke har betalt kontingent, sjekk om de fortsatt ønsker å være medlem, og hvis ikke, meld dem ut slik at vi slipper å sende kontingentfaktura til dem.

Når man registrerer et nytt medlem får man muligheten til å registrere en annen startdato enn dagens dato (som er standard). Det er mulig å velge en tidligere dato. DETTE ANBEFALER VI AT IKKE GJØRES, da det ofte fører til mye ekstraarbeid.

Ved registrering av nye medlemmer får man spørsmål om «Send velkomstepost» og «Inkluder faktura» Disse er som standard avkrysset, og man må aktivt fjerne avkryssingen om de ikke skal utføres. I perioden fra 1. januar og fram til første ordinære utsending av kontingentfaktura bør man fjerne avkryssingen, slik at faktura IKKE sendes med en gang. Dette fordi det kan bli feil kontingent hvis gruppen og/eller kretsen ikke har oppdatert sine kontingentsatser. Likeledes bør man fjerne avkrysningene hvis man planlegger å legge det nye medlemmet inn i en familiegruppe.

Husk også å oppdatere gruppens kontingentsatser for 2017 i perioden 2. januar til 15. januar. Forbundskontingenten i 2018 er 445 kr. Les mer om kontingenten her.